Perdeyi Aralamak: Etkili İç Soruşturmalar için Bir Kılavuz – İç Soruşturmalar Serisi 01

İç Soruşturma Nedir?

İç soruşturmanın kesin ve tek bir tanımı bulunmamakla birlikte bugüne kadar birçok kez tanımlanmış, dinamik ve çok boyutlu bir kavram olduğunu önemle belirtmek gerekir.

İç soruşturmaları genel anlamda;

“Şirketlerin faaliyette bulunduğu coğrafyalarda;

1. bağlayıcı ulusal ve uluslararası mevzuata ve kendi iç düzenlemelerinde uyum ihlali olarak tanımlanan eylem ve davranışların var olup olmadığının tespit edilmesi,
2. ihlal varsa boyutunun belirlenmesi,
3. ihlale yönelik uygun önlemlerin alınması,
4. oluşan veya oluşması muhtemel zarar ve kayıpların tespit edilmesi,
5. ayrıca bu zarar ve kayıpların giderilmesi yollarının saptanması

amaçları ile yaptığı soruşturmalardır” şeklinde tanımlayabiliriz.

Başka bir ifadeyle ise iç soruşturma, yasal düzenlemeler ile şirket içi etik ilkelerin, değerlerin ve politikaların ihlal edilip edilmediğini belirlemek ve ihlal edildiyse düzeltici eylemler önermek üzere şirket tarafından yürütülen soruşturma türüdür.

İç Soruşturmalar Ne Zaman Yapılabilir?

İç soruşturmalar, şirketler tarafından; ulusal ve uluslararası bağlayıcı mevzuatın şirket politika, prosedür ve yönetmelikleri ile şirketin etik ilke ve değerlerinin ihlali veya çıkar çatışması teşkil eden durumlara ilişkin olarak (i) şirket çalışanları ve/veya (ii) üçüncü tarafları tarafından yapılan bildirimler ya da (iii) re’sen yapılacak tespitler üzerine yapılabilir.

İç Soruşturma Konusu Olay Hakkında Nasıl Bilgi Sahibi/Haberdar Olunabilir?

Şirket içi ve dışı kaynaklardan iç soruşturma konusu olay hakkında bilgi toplamak mümkündür. Şirket içi kaynaklara i) etik bildirim kanalları (hotline veya webline), ii) direkt yöneticiye veya ilgili departmana bildirim, iii) şirketin varsa ilgili kuruluna (disiplin, etik, uyum vs.) bildirim, iv) şirket iç denetim raporları, v) şirket uyum raporları hukuk veya uyum departmanının resen inceleme talebi vb. örnek olarak verilebilir.

Şirket dışı kaynaklar ise i) müşteri, tedarikçi ya da sair üçüncü taraflarca yapılan bildirimler, ii) kanun ve sair mevzuat hükümleri, iii) düzenleyici ve denetleyici kuruluşların bilgi ve/veya belge talepleri iv) emsal davalar ve yargı kararları v) kamu kurum ve kuruluşlarından gelen resmi yazılar ve basın ve yayın kuruluşlarının kaynakları şeklinde örneklendirilebilir.

İç Soruşturma Süreçleri

Öncelikle güvenilir ve savunulabilir bir iç soruşturma yürütmek adına esas ve temel konuları içeren bazı önemli süreçlere değinmekte fayda vardır. Aşağıda sıralanan süreçler, bu tür bir soruşturmayı yürütmek isteyen herkese, beş ana temel adımı takip eden bir standart yöntem sunmaktadır:

1. Soruşturmanın başlatılması,

2. Delillerin toplanması ve değerlendirilmesi,

3. Görüşmelerin yapılması,

4. Sonuçların incelenmesi,

5. Sonuçların raporlanması.

Bir iç soruşturma sırasında takip edilen adımların şirkete özgü olması, sürecin sağlıklı ve çözüm odaklı olması adına önem taşımaktadır. Bu temel adımlar kullanılarak, üst düzey çalışanlar ve ortaklar dahil iç soruşturmaya yetkili herkesin gerektiğinde ve/veya olası bir iç soruşturma ihtimalinde güvenilir bir iç soruşturma yürütmelerine yardımcı olabilecek, geliştirilebilir, durum ve koşullara uyarlanabilir ortak bir sistemin kurulması kolaylaşacaktır.

Şirketler iç soruşturmaya yönelik süreçlerin daha sistematik ve hızlı yapılabilmesi adına temel adımların düzenlendiği “iç soruşturmalar kılavuzu/politikası/rehberi/prosedürü” gibi başlıklar adı altında şirket içi yazılı düzenlemeler hazırlayabilmektedir. Burada iç soruşturma esnasında kılavuz niteliğinde yazılı bir düzenlemenin olması, planlama anında kilit detayların göz ardı edilmesini önlemektedir. Nitekim soruşturmaya konu olaya neden olan sorunlar araştırılırken, sorunun bir an önce çözülmesi adına hızlı aksiyon almak bazı durumlarda krizi derinleştirecek hataların yapılmasına sebebiyet verebilir. Bu nedenle iç soruşturma sürecinde yazılı, güncel mevzuata uygun, şirket dinamiklerini ve sektöre özgü temel düzenlemeleri dikkate alan adımların yer aldığı bir rehber metninden ilerlemek daha sağlıklı olabilecektir.

İç Soruşturmanın Dinamikleri

İç soruşturmalar niteliği itibarıyla şirket içindeki çalışanlara ya da yöneticilere yönelik birtakım suçlamaları veya iddiaları içerir. Bu nedenle gizlilik ve eşitlik gibi önemli ilkeleri göz önünde bulundurarak ölçülü, özenli ve planlı bir şekilde yürütülmesi esastır. Bu soruşturmalar azami özen ve titizlikle yapılmazsa;

• Çalışanların şirkete karşı güven duygusunun zedelenmesine ve çalışma huzurunun bozulması,
• Çalışanların şirkete karşı devlet kurumlarının yetkili organlarına şikâyet sürecini başlatması,
• Çalışanların şirkete karşı Ceza Hukuku, İş Hukuku, Kişisel Verilerin Korunması Hukuku başta olmak üzere birtakım yaptırımlar ve tazminat sorumluluğuna ilişkin ilgili mevzuatlar nezdinde dava açması,
• Şirketin marka değerinin zedelenmesi ve
• Şirketin itibar kaybına uğraması

gibi beklenmeyen birçok durumun ortaya çıkmasına neden olabilir. Bu nedenle yukarıda sıralanan riskleri bertaraf etmek amacıyla iç soruşturma sürecine ilişkin bazı temel hususlara ehemmiyetle dikkat edilmesi gerekmektedir.

İç soruşturma süreçlerinin bütün aşamalarında;

1.  Bunlarla sınırlı olmamak üzere; i) gizlilik, ii) ölçülülük ve orantı, iii) eşitlik ve tutarlılık, iv) şeffaflık ve v) çifte cezalandırmanın önlenmesi gibi temel ilke ve standartların gözetilmesi ,

2. Şirketin faaliyette bulunduğu coğrafyalardaki bağlayıcı ulusal ve uluslararası mevzuata uyum,

3. Şirketin faaliyette bulunduğu sektöre özgü düzenleyici ve denetleyici kuruluşların varlığı halinde (BDDK, SPK, EPDK, BTK vs.) bu özel düzenlemelerin dikkate alınması ve

4. Soruşturma sürecinin her aşamasında şirketin tüm iç düzenlemelerinde belirtilen temel ilke ve esaslara uyulması esastır.

Unutulmamalıdır ki; ancak iyi yürütülmüş bir iç soruşturma, şirketin mevcut kayıplarının kaynaklarını tespit eder, oluşan zararları giderir ve suistimallere/ihlallere neden olan iç kontrol, denetim ve yönetim zaaflarının giderilmesinin önünü açarak gelecekte oluşması muhtemel zararları önleyici olur. Bunun yanında örneğin bir iç soruşturma raporuna istinaden tespit edilen objektif, nesnel ve tarafsızca ortaya konulan bulgular nazarında iş akdine son verilen çalışanların başlatacağı yasal süreçlere karşı, şirketin kendini başarılı bir şekilde savunmasına da yardımcı olur.

Yukarıda sayılanların haricinde önemli dinamikler olan i) soruşturmanın uluslararası düzeyde işlenip işlenmediği, ii) uluslararası hukuk kurallarının dikkate alınıp alınmadığı, iii) üçüncü taraflarla bağlantılı olup olmadığı, iv) şirketin araştırma kapsamının ötesine geçip geçmediği, v) inceleme sürecinde çalışanların özel hayatının gizliliğini ihlal edip etmediği, vi) inceleme sürecindeki tutum ve davranışların çalışanların ifade özgürlüğüne ve kişilik haklarına saldırı niteliğinde olup olmadığının değerlendirilmesi de bir hayli önem arz etmektedir.

İç Soruşturma Raporunun Önemi

İç soruşturma raporları genel olarak her bir iddiaya yönelik rasyonel tüm açıklamaları içeren ve bütün bulguları net bir şekilde ortaya koyan objektif bir yapıda kaleme alınmalıdır. Şirketler iç soruşturma raporlarının hazırlanmasına ilişkin süreçleri, esnek bir teknikle ihtiyaçlarına özgü şekilde yürütebilirler.

İyi bir soruşturma raporundan beklenen küresel özellikler çerçevesinde soruşturmacılar, mevcut delillere dayanılarak uyum ihlaline ilişkin olarak belirtilecek tespit veya olasılıklar haricinde;

• iç soruşturma raporunda hiçbir şekilde karar mercii gibi davranmamalı,
• uyum ihlalinin sonuçları hakkında yorum ve değerlendirmeler yapmamalı,
• iş hukuku ve ceza hukuku bakımından alınabilecek aksiyonlara yönelik kesin kanaat bildirmemeleri önem arz etmektedir.

Bu tarzda ifadelere yer verilen iç soruşturma raporları tarafsızlık ve objektiflik ilkelerine gölge düşürebilir ve başta çalışma huzurunun bozulması olmak üzere şirketin yönetim ve operasyonel süreçlerine olan güvenin zedelenmesine sebebiyet verebilir. 

Soruşturma konusunun şirket içerisindeki uyum, kontrol ve izleme süreçlerindeki bir eksiklikten kaynaklandığının tespiti halinde ise Hukuk, Uyum ve İç Denetim departmanlarının önderliğinde ilgili birimin (örneğin İnsan Kaynakları, Bilgi İşlem, İSG, Finansman ve Mali Kaynaklar, Kurumsal İletişim vs.) de desteği alınarak oluşturulan iyileştirici ve düzeltici aksiyon planı soruşturma raporuna ayrıca eklenmelidir.

Soruşturmacı, iç soruşturma raporunun sadece şirket içinde okunmayacağını, aynı zamanda olası bir şikâyet veya olayın yargıya intikali durumunda devlet kurumlarının denetim organları veya yargılama süreçlerinde mahkemelerce de raporun okunabileceğini dikkate alarak hazırlamalıdır. Bu nedenle raporun içeriği ve raporun gizliliğinin nasıl korunacağı konuları soruşturmacı ve doğal olarak şirket üst yönetimi açısından bir hayli önemlidir.

İç Soruşturma Raporunun Hazırlanmasında Dikkat Edilecek Bazı Temel Hususlar

Öncelikle bir soruşturma raporu hazırlanırken vaka özelinde ayrı ve özenli bir planlama gerektiği unutulmamalıdır. Konu ve olay aynı olsa bile her soruşturmada ihlalin oluştuğu dönemdeki şartlar, ilgili yasal düzenlemeler, ihlali gerçekleştiren kişi/kişilerin konumu, karakteri ve olayın kök nedenleri farklılık arz edebilmektedir.

İç soruşturma raporlama aşamasında doğruluk, açıklık, tarafsızlık, ilgililik ve kronolojik anlatım yöntemi gibi temel prensipler gözetilmelidir. Aşağıdakilerle sınırlı olmamak üzere iç soruşturma raporunun hazırlanmasında dikkat edilecek bazı temel hususlar şunlardır:

1. İddia konularının açıkça anlaşılması amacıyla rapor içeriği ile her bir iddiaya yönelik rasyonel tüm açıklamaları içeren bir yapıda tasarlanmalıdır.
2. Soruşturmaya konu kişilerin birden fazla olması halinde her iddia, dayanak ve delil, her bir kişi için olayın bütünü göz önünde bulundurularak ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
3. Rapora konu görüşme tutanakları zamanlı olarak alınmalı, görüşmelerden önce çalışanlara gerekli bilgilendirmeler yapılmalı ve onam metinleri alınmalıdır.
4. Rapor metni “kim, ne, ne zaman, nerede, neden, nasıl” gibi gerçek olguları cevaplayacak yeterlilikte olmalıdır.
5. Raporda iddia konusu ile alakalı tüm bilgiler, hangi tarafa yaradığı veya neyi ispatladığına veya çürüttüğüne bakılmaksızın rapora dahil edilmeli; başka bir ifadeyle tarafsızlık ilkesinden hareketle soruşturma konusunun her yönüyle raporda değerlendirilmiş olduğu rapora açıkça yansıtılmalıdır.
6. Rapor tüm gerçekleri içermeli, muğlak, söylentiye dayanan ve kanaat içeren tespit ve yorumlarda bulunulmaktan kaçınılmalı; ön yargılardan etkilenmemiş, tarafsız kanıtları içermeli
7. Raporda hüküm verilmemeli, soruşturmacı kişisel yorumlarda bulunmamalı veya iç soruşturma raporu suçlayıcı ve resmi nitelikte olmayan bir dille kaleme alınmamalıdır.
8. Rapor hazırlanırken etik ilkeler ve hukuka uyum kuralları gözetilmeli, çalışanların özel hayat alanlarına müdahale niteliğinde olabilecek soruşturma konusu ile ilgili olmayan hususlara raporda yer verilmemeli, iç soruşturmalarda Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı ve özel hayatın gizliliği gibi hususlar titizlikle ve özenle dikkate alınmalıdır.

Sonuç

İç soruşturmalar niteliği itibarıyla şirketler için üzerinde titizlikle durulması gereken kritik süreçlerdir. İyi bir iç soruşturma yürütebilmek adına bütün süreçlerin yasal düzenlemelere uygun ve eksiksiz bir şekilde tamamlanması şirketlere hem ihlalin etkilerinin azaltılması hem de önleyici aksiyonların alınması gibi noktalarda birçok fayda sağlayacaktır. Ancak bütün aşamalarıyla etkin ve başarılı yürütülmüş bir soruşturma sürecinin raporlara iyi yansıtılamaması ise bu gibi faydaların karşılığını bulamamasına sebebiyet verecektir. Bu nedenle iç soruşturmaların kritik süreçlerinden biri olan raporlamanın doğruluk, açıklık, tarafsızlık, ilgililik ve kronolojik anlatım yöntemi gibi temel prensipler göz önünde bulundurularak kurgulanması bir hayli önem arz etmektedir.

İyi bir soruşturma raporu soruşturmayı net bir şekilde sonuçlandırmalıdır. Soruşturmanın tüm aşamalarını, görüşülen kişinin ifadelerini, elde edilen bulgu ve kanıtları, soruşturma sürecini ve ulaşılan rasyonel sonuçları içermelidir. İç soruşturma raporu, soruşturmanın altında yatan kök nedenlere, soruşturmanın nasıl yürütüldüğüne, toplanan delillere ve her bir bulgunun nasıl sonuçlandırıldığına açık ve net bir şekilde cevap vermelidir. İç soruşturma raporlarının hazırlanmasında sadece gerçeği yansıtması, olayları, delilleri ve sonuçları açık ve objektif bir şekilde herhangi bir ön yargı ve karine olmaksızın ortaya koyması hedeflenmelidir.

Bununla birlikte şirketlerin, bu raporların yasal süreçlerde veya resmi denetim işlemlerinde mahkemeler ya da devlet kurumları tarafından istenebileceği de göz önünde bulundurularak açık, objektif ve mevzuatlara uygun raporlar hazırlamaları gerekebileceği unutulmamalıdır. Bu kapsamda soruşturma raporlarının olası bir yargılama aşamasında delil niteliğinde sunulması gündeme gelebileceğinden -halka açık yargılama olduğu da düşünülerek- gizlilik ihlali yaratmaması ve şirket nezdinde ciddi manevi ve manevi zararlar doğurmaması adına kullanılan dile ve içeriğe ayrıca dikkat edilmesi gerekir. Bu nedenle soruşturmacılar; şirket sırlarının açıklanması, kişilik haklarına saldırı ve/veya özel hayatın gizliliğine yapılan müdahaleler gibi başlıkların adli makamlar nezdinde dava konusu edilebileceği hususunu gözeterek raporlarını titizlikle hazırlamalıdırlar. 

Kaynakça

https://www.cbclaw.com.tr/insights/turkey:-corporate-investigations-laws-and-regulations-2022

https://www.teid.org/inguide-rehberler-serisi/ic-sorusturmalar-rehberi/